政府会议办会做好“四个到位”

政府会议是党政机关、企事业单位和群众团体传达上级精神、布置工作、商讨问题、交流经验、协调关系、处理事务的重要工作形式。会务工作的好坏直接影响到会议质量和效果，还会影响到机关形象。办会主要抓好四个环节即“四个到位”。

一、会议通知到位

一般会议提前通知，重要的或大型的会议事先发预备通知，再发正式通知。会议通知的“五要素”要体现，即会议时间、会议地点、会议名称、与会人员、与会要求。重要的会议要提出严格的要求：如不准缺席、不准代会、不迟到早退。上下配合提醒或督促领导与会。会议通知有的用电话通知、有的用文字通知。简单的小型的会议可用电话通知;重要的大型的会议要用文字通知。要设置《会议通知登记簿》，将会议的名称、发通知的时间和接受通知的单位姓名登记以此明确责任。

二、会务准备到位

小型的工作会议在本机关会议室召开，会务工作全由自己负责。重要的大型的会议在宾馆、酒店的礼堂或大会议室召开。这就要事先与宾馆、酒店预订，提出配合的要求，要有精干的班子，如会务组、资料组、生活组等责任到人，既分工又配合。还要与新闻媒体，保安、信访、交警、电力等有关部门协商、予以配合。

1、会场的准备工作：

(1)挂好大会会标(横幅)，红底白字。(2)安排好主席台座位，摆好上台领导坐席卡、茶杯、资料、铅笔、手帕或手纸。

(3)布置背景、会徽、红旗、绿草、鲜花。(4)检查扩音设备、音量的大小。(5)台下坐位够数、重要会议发票、划区域核对，可备茶水。(6)会场环境卫生，包括厕所卫生搞好、空气清新、温度适宜、安全通道畅通。让与会人员触景生情，产生一种庄重感、严肃感。

如果是小型的座谈会、碰头会、协调会、工作会等适度宽松可备茶水;如果是一年一度的茶话会、团拜会、家属会，要有热烈感、真诚感、亲和感，可以上糖果(香烟)或纪念品。

2、会议资料的准备工作。资料少可在签到时先签到后发资料;资料多要准备资料袋，按会议议程顺序装好。会期长、活动多，还要印制《会议指南》或《会议须知》。(注意主席台上的资料……)

3、住宿就餐的准备工作。

4、安保宣传的准备工作。安保、信访、电视台、记者等落实到人。提前到岗，确保会议顺利如意。

三、与会签到到位

凡重要的会议，在会场入口设立专门的签到台，摆好《会议签到表》，一一签到。主动掌握与会人员到会情况。应到多少、实到多少、缺席的多少、代会的多少、迟到的多少，一一写下单位名称，分项统计好后报送给大会主持人，进行与会情况的通报。

这样做很必要，一方面体现了我们办会认真负责，是领导的得力助手;更重要的是有力地促进会风的转变，有利于提高会议应有的效果。

四、会场秩序维护到位

凡大型会议会场周围无噪音;保安(公安)、信访接访人员坚守岗位、防突发事故、防破坏;招呼那些在会场外吸烟、闲谈的与会人员认真听会。不能“上面开大会、下面无所谓”。(衡阳市委书记张文雄对在大会场中打呼噜的六位处级干部当场免职，大正了会风……)

五、会议坐席卡的摆法

(1)大型会议设主席台(有的重大会议设主席团)

一是单排摆法。主席台人数少，做一横排摆，不分单双按单数摆。

后面是背景

二是双排或多排摆法。主席台人数多时做二横排或多横排摆，按单数摆。

后面是背景

第二排

第一排 (2)小型会议根据需要排座。因人数少、不设主席台。

有三种形式设座：(根据各单位会议室的具体情况而定)

一是面门设座。

二是依景设座。

三是自由择座。一般的群众座谈会、家属座谈会等，显得随和、亲和些，只要人数到得齐、有坐位就行。

(3)会见的座次安排。随着经济社会的发展、社会交往越来越多，与外单位的交往，与外宾的交往也频繁。中国是礼仪之邦，传统讲究“坐、请坐、请上坐;茶、上茶、上好茶!”，所以会见的座位安排不能随便。主要有两种形式：

一是相对式。宾主双方面对面坐、表示尊重，显得主次分明、公事公办、保持距离、多适应公务性的会客。

面门为上

以右为上

二是并列式。以示双方平起平坐、地位相当、关系密切。

(4)签字仪式会场布置：

(5)会谈台形布置。(相对式)

4、会后总结

及时总结办会的经验教训，对会务工作中好的方面要予以发扬，不理想的地方要吸取教训，及时分析原因以及今后工作需要改进的地方，这就好比我们读书时候的错题本一样，尽可能的让自己不再同一个问题上屡次犯错。