年会经费预算策划

年会作为公司一年中较为重要的员工活动，每到年底的时候，都在紧锣密鼓的准备或者策划中，毕竟辛辛苦苦工作了一年，免不了加班和烦心，在年会上总得要好好犒劳犒劳自己。不过说到年会策划，也算是一件比较烦心的事情，特别是在经费预算上，又该是大笔费用往外花的时候了。作为活动举办方，做好成本控制也是十分重要的，俗话说钱得花在刀刃上，才算是值得，一起看看年会花费的项目吧。

交通费用

交通费用算是比较复杂的一项，因为人数太多，有时还可能碰到出行方式不一的情况，所以并不好统计，但主要还是分为三部分，出发地至会务地的交通费用、会议期间交通费用、欢送交通及返程交通。其中费用包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地，以及目的地出行和返程交通费用。

会议室/厅费用

会议场地租金通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。因此一些会议设施租赁又需要付额外费用，特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等。当然，会场中布置费用已不需要已经包含在场地租金中，无需再额外计算。不过还有些其他支持费用，如广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。

住宿费用

住宿的费用则相对较好计算一些，主要是看房间数量再根据单价统一算出即可。值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

餐饮费用

会议的餐饮费用也是策划中并不好统计的一项，当然如果是酒店统一包的话则不同了，不过很少有酒店会这样做，大多都是单独根据消费计算。细分的话，早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。午餐和晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。酒水及服务费在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。会场茶歇基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。茶歇的种类可分为西式与中式两种。

视听设备、演员及节目

除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。

年会活动策划：杂费

杂费主要就是在年会举办的过程中，碰到一些临时性的，意外的安排或者情况产生的一些费用。像打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

能控制好经费的会议组才会受老板喜欢，控制好经费的秘诀就是选一个性价比高的会议场地。