会议省钱小妙招

在现代信息发展如此迅猛的时代，会议场次的召开也越来越多。而召开会议必定带来巨额的花销，据不完全统计，许多公司花在会议上的资金已经达到公司总花销的百分之二。这个数字初看起来并不起眼，然而在所有费用占比中，却是绝不可忽略的小数目。那么如何节省会议费用，省去不必要的资源浪费，把钱花在“刀刃”上呢?

小编给您推荐几招：

1、确定会议目的，根据目的进行酒店的寻找。　开会最重要的是会议效果，这也是为什么要开会的原因，只有理清会议目的，同时根据会议目标寻找与之相匹配的会议地点和安排活动。一个高层管理者的舒心健体活动比传统的度假旅游效果要好，而生态旅游和志愿者活动正在成为大家的期望所在。

2、价值最大化。　每个时代都有其巅峰，也有其低谷。在如今经济高速发展的时期也是如此，根据这个规则，找出经济疲软时期，在会议数量锐减，取消会议的情况经常发生的时间段里，寻找更优惠的酒店条件。不要害怕询问对方能够提供什么优惠条件。

3、列出重点、关键点。　要了解对你的会议来说哪些是最重要的，列出轻重缓急。在你的需求建议书中，明确、直接地告知对方你认为最重要的条件，将此条件作为竞标的内容之一。

4.仔细观察会议满意度。用显微镜来观察会议吧，注意所有不能直接为会议满意度或参会者体验感“加分”的细节支出。几位参会者注意到只是让大家不使用瓶装水就能节省一笔费用。在一次为期三天的会议中，一位协会的会议策划者引以为豪地说，取消瓶装水供应为他节省了67,000美元。还有一个策略：通过提升优胜者的住宿级别或者在会后增加旅行激励奖的方法，将绩效奖和会议预算结合在一起。

5　灵活多变抓出时间点。　如果会议日期的安排具备一定的灵活性，那么十有八九能为你节约费用。考虑好每周和每年中酒店业务的高峰和低谷时期，将酒店需要“疲于应付”的高峰时期找出来。

6、汇率兑换，保障资金。 提前支付国际会议的保证金能确保预算额不受通货膨胀或货币波动的影响。店和饭店陆续开业的很多，它们足以让您的会议参与者和奖励旅游参与者满意而归。就近选择避免因倒时差而带来的不适，还能让国内经济活起来。

7、了解套餐，免去额外支出。要知道哪些服务是包含在打包方案里的，哪些服务是不包含的，为此你自己要亲自去考察酒店。

8、重视距离问题。国内新建酒店和饭店陆续开业的很多，它们足以让您的会议参与者和奖励旅游参与者满意而归。就近选择避免因倒时差而带来的不适，还能让国内经济活起来。

9、根据需要购买，不铺张浪费。　在谈判条件时，一些消费品，如会间咖啡和酒吧消费，要按人次计算。一位参会者指出，如果你真的吃剩下了，要记住这些剩余的东西都是你的。他要求将早餐剩余的食物在上午会间休息时使用，而剩余的甜品则用于晚上的宴会。还有一个小窍门：酒店一般都有储存道具的房间，问一问道具间里有没有能为你的会议或宴会增加生气的东西，或许你能廉价或免费使用这些道具。